Wer braucht ein Rollout Management?

Unternehmen, die den Ablauf umfangreicher Projekte planen und organisieren,  müssen sich mit Rollout Management befassen. Die Projekte umfassen beispielsweise die Installation neuer Hard- und Software in Betrieben oder die Wartung von Mobilfunkstationen. Da bei diesen Projekten viele Arbeitsplätze (IT Rollouts) bzw. Standorte (Rollout Projekte in der Telekommunikation) betroffen sind, ist der Planungsaufwand erheblich. Entweder übernimmt ein Projektteam im Unternehmen das Rollout Management oder ein externe Dienstleister. In beiden Fällen trägt ein gut organisiertes Rollout Management entscheidend zum Erfolg des Projekts bei.   

Übersichtliche Rollout Terminplanung

 

Rolllout Management unterstützt die Planung

Wichtig für die Unterstützung des Rollout Managements ist es, eine Projektplanungssoftware zur einzusetzen, die auf die besonderen Anforderungen eines Rollouts eingeht. Die Besonderheiten liegen darin, dass bei einem Rollout identische oder ähnliche Tätigkeiten an verschiedenen Arbeitsplätzen und Standorten durchgeführt werden, während bei klassischen Projekten die Aktivitäten jeweils einmal vorkommen. Für die Software bedeutet das, sie muss in der Lage sein, beliebig vielen Standorten Terminpläne zuzuweisen. Das ist bei SiteTracker der Fall. Dies erspart zu Beginn der Planungsphase aufwändiges Kopieren von zig Terminplänen für jeden einzelnen Standort oder Arbeitsplatz wie es bei einer herkömmlichen Projektmanagementsoftware notwendig wäre. In gleicher Weise sind Änderungen im Terminplan, wie Verzögerung durch Lieferschwierigkeiten oder Installationsprobleme, per Mausklick auf die Terminpläne der betreffenden Standorte übertragbar.

 

Wie bleibt das Rollout Management übersichtlich?

Ein webbasiertes Rollout Tool wie SiteTracker sorgt mit seinen speziellen Merkmalen und Funktionen für ein übersichtliches Rollout Management. Ein wichtiger Faktor ist die gemeinsame Datenbasis, damit alle Projektbeteiligten idealerweise über das Web auf eine zentrale Datenbank zugreifen. Durch die rollenbasierte Rechtevergabe erhalten Mitarbeiter, Dienstleister oder Auftraggeber individuelle Schreib- und Leserechte. Ausschließlich mit aktuellen Datenbeständen wird das Projekt in die Lage versetzt, Statusberichte zu erstellen, die dem tatsächlichen, aktuellen Projektfortschritt entsprechen. SiteTracker bietet die Möglichkeit, den Status für einzelne Standorte oder das Gesamtprojekt zu erstellen. Dies ist ein klarer Vorteil gegenüber einer klassischen Projektmanagementsoftware oder einem Tabellenkalkulationsprogramm, bei denen die Daten dezentral an jedem einzelnen Standort zu pflegen sind. Die Daten müssen von den jeweiligen Verantwortlichen angefordert, um anschließend für eine Auswertung zusammengeführt zu werden. Das kostet Zeit und die Daten sind binnen kurzem nicht mehr aktuell. Das Rollout Management wird nicht optimal unterstützt.

 

Wenn Probleme den Projektablauf stören

Das Gelingen oder Scheitern großer Projekte hängt von vielen Faktoren ab. Von Bedeutung sind Projektbeteiligte wie Lieferanten, Dienstleister und andere Partner. Eine Rolle spielen gegebenenfalls äußere Einflüsse, wie beispielsweise ausstehende Genehmigungen oder schlechte Wetterbedingungen bei Baumaßnahmen. Insgesamt betrachtet, besteht das Risiko, dass das Projekt nicht auf die Weise abläuft wie geplant. Tritt ein Störfaktor auf, ist es wichtig, diesen zu erfassen und einem Verantwortlichen zu übergeben, um schnell eine Lösung herbeizuführen. Ein Mitarbeiter weist einer Störmeldung eine voraussichtliche Zeitdauer zu und SiteTracker prognostiziert das neue Projektende. Der Projektverantwortliche sieht, wie gravierend der Vorfall ist und das Projekt beeinflusst. Er kann sofort die entsprechenden Maßnahmen veranlassen, um der Verzögerung entgegenzuwirken. Ein detailliertes Vorfallmanagement dokumentiert Störungen zusammen mit dem Lösungsweg und hilft, bei ähnlichen Störfällen schnell und effektiv zu handeln.

 

Rollout Management für IT Projekte

Wenn die IT-Landschaft (Hard- und Software) eines Unternehmens erneuert oder ausgetauscht werden muss, wird von einem IT Rollout oder einer Migration gesprochen. Die Planung und Koordination dieser umfangreichen Projekte, die innerhalb eines Landes oder weltweit durchgeführt werden, stellt große Anforderungen an das Rollout Management.

 

IT Rollout schrittweise durchführen

In großen Unternehmen oder Konzernen können mehrere tausend Arbeitsplätze von dem Hard- und Softwarewechsel betroffen sein. Der Vorgang darf trotz seines Umfangs den laufenden Betrieb nicht beeinträchtigen. Um dies zu gewährleisten, werden die Arbeitsplätze in Gruppen, sogenannte Tranchen, eingeteilt und das Gesamtprojekt in mehrere Phasen. Eine Tranche kann sich aus Arbeitsplätzen verschiedener Abteilungen oder Standorten zusammensetzen, um das Risiko zu minimieren, dass bei unvorhersehbaren Problemen ganze Bereiche ausfallen.Umso umfangreicher und komplexer ein Rollout ist, desto mehr sollte die IT-Abteilung in der Lage sein, einen effizienten Rollout Plan zu erstellen. Oder ein erfahrener IT-Dienstleister berät das Unternehmen. In beiden Fällen ist der Einsatz eines Rollout Management Tools notwendig.

 

Rollout Management für Telekommunikationsprojekte

Beim Rollout Management für Projekte im Bereich der Telekommunikation ist zu beachten, dass im Vergleich zu IT Projekten viele Bauteile und Geräte zu installieren sind. Telekommunikationsprojekte umfassen beispielsweise den Aufbau und die Wartung eines Mobilfunknetzes oder die Planung der technischen Ausrüstung für öffentliche Verkehrsmittel. Um in der Planungsphase übersichtlich zu arbeiten, ist die Systemkonfiguration ein Bestandteil von SiteTracker. Alle Bauteile in der Systemkonfiguration zu erfassen hat den Vorteil, dass der Projektverantwortliche den Überblick über die bereits installierten Geräte und die künftig zu verbauenden Bauteile behält. SiteTracker gibt ebenfalls Auskunft, bei welchen Bauteilen eine Bestellung ansteht. Die Möglichkeit zu allen Bauteilen und Geräten beliebige Daten zu erfassen, wie beispielsweise Spezifikationen, Seriennummern oder Garantieabläufe, erweitert den Einsatzbereich des Tools. Die SiteTracker Systemkonfiguration hilft über den ursprünglichen Rollout hinaus, einen Standort beispielsweise zur Wartung langfristig zu betreuen.

 

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