Welche Projekte benötigen einen Rollout Plan?

Ein Rollout Plan ist ein detailliertes Konzept, das vor dem Beginn eines Rollouts entsteht und eine systematische Koordination und Durchführung erleichtert. Bei Rollouts handelt es sich um umfangreiche Projekte, wie die Erneuerung der Netzwerk-Technologie in einem großen Unternehmen. Oder die Wartung von mehreren hundert Mobilfunkinstallationen, zum Beispiel der Austausch von Antennen. Bezeichnend für Rollout Projekte ist, dass die gleichen oder ähnlichen Tätigkeiten an vielen verschiedenen Standorten auftreten.

Rollouts kommen nicht nur in der IT- und Telekommunikationsbranche vor. Der Aufbau von Windparks weist die gleichen Merkmale auf, wenn Windräder in großer Zahl errichtet werden. In der Sicherheitsbranche gibt es Rollout Projekte, bei denen entlang einer Grenzlinie Sicherheitseinrichtungen installiert werden.

Der Rollout Plan mit übersichtlicher Terminplanung

Was steht im Rollout Plan?

Der Rollout Plan beschreibt, wann welche Tätigkeiten auszuführen und zu welchem Zeitpunkt bestimmte Zwischenziele zu erreichen sind. Je größer ein Projekt ist, umso aufwändiger gestaltet sich die Planung der Termine, Aktivitäten und Meilensteine. Wenn viele Projektbeteiligte wie Mitarbeiter und Dienstleister an verschiedenen Standorten parallel arbeiten, muss jeder seine Aufgaben und Termine kennen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Rollout Plan - Welche Software unterstützt?

Ein Rollout Plan bzw. Projekt ist umfangreich und ist auf die Hilfe einer speziellen Software angewiesen. Tabellenkalkulationsprogramme reichen nicht aus, da die Planung zu unübersichtlich ist. An einem Beispiel wird das deutlich. Wenn das Projektteam bei einem IT-Rollout an 1000 Arbeitsplätzen die veraltete Computerhardware gegen eine neue Generation von Rechnern austauscht, fallen für jeden einzelnen Arbeitsplatz die gleichen Tätigkeiten an: eine Softwarebestandsanalyse der alten Rechner durchführen, neue Rechner vorbereiten, ausliefern und testen, alte Rechner abtransportieren und Festplatten löschen. Es können leicht zehn oder mehr Arbeitsschritte zusammenkommen.

 

Der Wiederholungscharakter muss in einem Rollout Plan berücksichtigt werden

Die Wiederholung der gleichen Tätigkeiten an verschiedenen Orten wird als „Wiederholungscharakter“ bezeichnet und ist ein Merkmal für einen Rollout. Für jeden Arbeitsplatz wird beispielhaft ein Terminplan festgelegt, der die Reihenfolge und Dauer der Tätigkeiten enthält und eine Zeile der Tabelle füllt. Im nächsten Schritt muss für jeden Arbeitsplatz die Zeile 1000 Mal kopiert und in der nächsten Zeile eingefügt werden. Es entsteht eine umfangreiche und unübersichtliche Tabelle mit mindestens zehn Spalten und 1000 Zeilen. Komplizierter für die Rollout-Planung wird es, wenn Terminverschiebungen auftreten, mehrere Projektbeteiligte gleichzeitig Ihren Status dokumentieren möchten oder die Projektleitung einen aktuellen Statusbericht benötigt. Ein Tabellenkalkulationsprogramm ist nicht in der Lage, diese Aufgaben komfortabel zu lösen.


Anforderungen an eine Rollout Software

Die ideale Rollout Software unterstützt die Planung und Koordination eines großen Projekts und berücksichtigt, dass sich ein Rollout durch seinen Wiederholungscharakter von dem Ablauf einmaliger Projekte unterscheidet. Ein Tool wie SiteTracker bietet für die Rollout Planung hilfreiche Funktionen. Ein wichtiger Bestandteil ist die Terminplanung, um alle Arbeitsschritte bzw. Aktivitäten und Meilensteine festzuhalten. Hervorzuheben ist, dass mit SiteTracker ein einmalig definierter Terminplan allen Arbeitsplätzen oder Standorten per Mausklick zugewiesen werden kann. Das Kopieren, wie es oben beim Rechner Rollout beschrieben ist, entfällt.

 

Aktuelle Statusberichte und Vorfallmanagement

Eine weitere entscheidende Funktion ist die gemeinsame Datenbasis. Da SiteTracker eine webbasierte Anwendung ist, greifen alle Projektbeteiligten gleichzeitig auf das Programm zu. Die aktuellen Daten und Berichte werden sofort eingegeben und gespeichert. Das hat den Vorteil, dass dem Projektleiter oder einem Auftraggeber jederzeit der neueste Projektstatus zur Verfügung steht und den Überblick über das Projekt behält. Eine Anforderung bei großen Rollouts in Konzernen ist in vielen Fällen, dass die Geschäftsleitung einen regelmäßigen Statusbericht erhält. SiteTracker erstellt individuelle Berichte und versendet sie auf Wunsch automatisch per E-Mail.

Um die Rollout Planung weiter zu unterstützen und die Termine idealerweise einzuhalten, ist es sinnvoll, unvorhersehbare Ereignisse, sogenannte Vorfälle, zu erfassen und zu bearbeiten. Da Vorfälle einen negativen Einfluss auf die Terminplan haben können, erhält ein Projektmitglied die Verantwortung, Ereignisse zu bearbeiten. Die Dokumentation der Problemlösung führt dazu, dass für ähnliche Fälle ein Lösungsweg als Beispiel zur Verfügung steht.

SiteTracker ist eine spezielle Software-Entwicklung für die Durchführung und Planung von umfangreichen Rollouts und trägt wesentlich zum Erfolg des Projektes bei.

 

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