Für welche Projekte ist eine Rollout Software notwendig?

Eine Rollout Software wie SiteTracker ist in erster Linie für große und komplexe Projekte geeignet. Bei sogenannten Rollouts handelt es sich in der Regel um Hard- und Software Rollouts, Funknetzaufbauten, Aufbauten zur Grenzsicherung oder andere Projekte, bei denen viele Standorte, Gebäude oder Arbeitsplätze in die Planung einbezogen werden müssen. Kennzeichnend für Rollout Projekte ist, dass die gleichen oder ähnlichen Aufgaben an den verschiedenen Standorten oder Arbeitsplätzen anfallen. Die Projekte können eine bestimmte Region betreffen oder sich landes- oder weltweit erstrecken. Beispielsweise wenn ein internationaler Konzern ein neues Betriebssystem einführt.
 
Standorte werden mit der Rollout Software als Projektstruktur angelegt.

Welche Vorteile hat eine Rollout Software?

Eine Rollout Software verschafft dem Projektleiter und anderen Projektbeteiligten einen Überblick über das gesamte Projekt. Je umfangreicher ein Projekt ist, umso schwieriger ist es, für jeden Standort den genauen Projektfortschritt zu kennen. Jeder kann sich leicht vorstellen, dass der aktuelle Projektstatus eines Drucker Rollouts von mehreren hundert oder tausend Druckern schwer auf einer Bildschirmseite darstellbar ist. Genau das leistet SiteTracker: die Software liefert eine Zusammenfassung über mehrere hundert Standorte auf einen Blick.

 

Viele Standorte, viele Daten

Speziell wenn bei Projekten umfangreiche Standortdaten hinterlegt werden müssen, ist der Einsatz einer Rollout Software wie SiteTracker lohnenswert. Eine Standortakte enthält beliebige Informationsfelder, die ein Nutzer gemäß den Projektanforderungen anlegt. Die Akte enthält Informationen wie Pläne, Fotografien oder Berichte in unterschiedlichen Dateiformaten. Da SiteTracker webbasiert ist und alle Projektdaten in einer zentralen Datenbank ablegt, sind diese Daten für alle Beteiligten ständig aktuell, zugänglich und erweiterbar.

 

Aktuellen Projektfortschritt verfolgen

Wer bisher mit lokalen Projektmanagement Tools arbeitet, kennt das Problem: ausschließlich ein Anwender hat Zugriff auf die Datenbank. Er sammelt die Projektdaten der Standorte oder Bereiche und führt diese in einer Datei zusammen. Erst im zweiten Schritt ist ein Überblick über das gesamte Projekt realisierbar. Der Vorgang bindet zum einen Ressourcen und kann zum anderen eine geraume Zeit in Anspruch nehmen. In den meisten Fällen sind die Daten bis zur Fertigstellung des Berichts nicht mehr aktuell. Das kann für wichtige und dringende Entscheidungen zum Problem werden.  

 

Kein Warten auf den Projektstatus

SiteTracker ist eine webbasierte Software und erlaubt den Zugriff vieler Anwender zur gleichen Zeit. Das hat einen entscheidenden Vorteil: alle Projektbeteiligten arbeiten jederzeit und ortsunabhängig an der gleichen Datenbasis. Die Daten sind auf neuestem Stand und ein Projektleiter muss nicht auf aktuelle Zahlen von verschiedenen Projektmitarbeitern warten. Er kann auf Knopfdruck einen Statusbericht abfragen und zwischen verschiedene Auswertungen wählen: den Status über einzelne oder mehrere Standorte oder über das gesamte Projekt hinweg.  

 

Darf jeder auf die Daten zugreifen?

Von einem Rollout sind in der Regel unterschiedliche Standorte sowie mehrere Mitarbeiter betroffen. Regelmäßig sind Dienstleister, Unterauftragnehmer oder weitere Partner involviert. Bei vielen Rollout Projekten, die ein Dienstleister (beispielsweise IT-Dienstleister, Beraterunternehmen, Errichtern von Telekommunikationsnetzen) abgewickelt, fordert der Auftraggeber Einblick in den aktuellen Projektstatus. SiteTracker bietet aus diesem Grund die Möglichkeit, allen Projektbeteiligten jeweils persönliche Schreib- und Leserechte zu geben. Der Administrator definiert die Zugriffsrechte für jede Person abhängig von der Benutzerrolle und legt fest, welche Daten und Bereiche sichtbar sind und wo Daten eintragen werden können. 

 

Was unterscheidet SiteTracker von anderer Projektmanagementsoftware?

Um die Besonderheit von SiteTracker zu verdeutlichen, muss zunächst klar sein, inwiefern sich ein „einmaliges“ Projekt von einem Rollout in der Planung unterscheidet.

 

Einmalige Projekte planen

Ein Projekt ist üblicherweise ein geplantes Vorhaben, das einmalig durchgeführt wird, um ein festgelegtes Ziel zu erreichen. Das Startdatum sowie die Zeitspannen (beispielsweise vier Stunden oder zwei Tage) für die einzelnen, notwendigen Tätigkeiten sowie deren Abhängigkeiten voneinander hält der Termin fest. Dementsprechend errechnet sich das Datum des Projektendes. Bei einfachen Projekten genügt eine Tabelle, um einen Projektplan zu erstellen. Bei umfangreichen Projekten mit unterschiedlichen Aktivtäten und festgelegten Meilensteinen, empfiehlt es sich, ein  Tabellenkalkulationsprogramme oder Projektmanagement Tools zur Hilfe zu nehmen. Die Termine von Teilzielen, Meilensteinen und dem Projektende berechnen die Programme automatisch.

 

Einmaligkeit versus Wiederholungscharakter

Jede Aktivität und jeder Meilenstein ist in einem Projekt normalerweise einmalig. Wenn die gleichen oder ähnlichen Vorgänge parallel an verschiedenen Orten ablaufen, ist dieses ein Merkmal für Rollouts: der sogenannte Wiederholungscharakter eines Projektes. In diesem Fall wird bei 200 Standorten der Terminplan 200 Mal von Hand kopiert. Entweder entstehen einzelne Dateien oder eine Datei mit mehreren Bereichen und Daten, die ein Mitarbeiter zu einem Gesamtergebnis zusammenführt. Sollten sich während des Projektablaufs Änderungen ergeben, beispielsweise Lieferzeiten verlängern sich oder der Projektbeginn findet später statt, müssen die Projektmitglieder in jedem einzelnen kopierten Terminplan die Verzögerung eintragen. Das ist zeitaufwändig und es können sich Eingabefehler einschleichen.

 

Terminpläne auf Knopfdruck vervielfältigen

SiteTracker ist darauf spezialisiert, einen einmalig erstellten Terminplan auf viele verschiedene Standorte zu übertragen. Und zwar auf Knopfdruck ohne aufwändiges Kopieren Zeile für Zeile. Aus einem einfachen Terminplan entsteht ein komplexes System von Aktivitäten, Meilensteinen und Terminen, der sich über mehrere hundert Standorte erstrecken kann. Änderungen im Terminplan überträgt die Software auf die gewünschten Standorte und aktualisiert automatisch die einzelnen Pläne. Individuelle, standortbezogene Dateneingaben haben Vorrang gegenüber zentralen Änderungen.

 

Den Überblick behalten

Eine einzige Datenbasis speichert die Terminpläne aller Standorte. Auf diese Weise ist es realisierbar, zeitliche Abhängigkeiten zwischen den Standorten zu berücksichtigen, alle Projektebeteiligten parallel Lese- und Schreibrechte zu geben und jederzeit einen aktuellen Projektstatus einzelner Standorte sowie des Gesamtprojekts abzurufen. Das Ergebnis liegt abhängig vom Umfang des Projekts und der Rechnerkapazität augenblicklich oder innerhalb weniger Sekunden vor.

 
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