Die Rollout Strategie ist ausschlaggebend für den Erfolg

Ein Rollout ist ein Projekt, das sich über mehrere Standorte innerhalb eines Landes oder mehrere Länder hinweg erstreckt. Ein weiteres wichtiges Merkmal eines Rollouts ist, dass sich die gleichen und ähnlichen Aufgaben an den Standorten wiederholen. Eine Rollout Strategie legt fest, wie viel Zeit die notwendigen Arbeiten vor Ort in Anspruch nehmen und in welcher zeitlichen Reihenfolge die Projektmitglieder ihre Tätigkeiten zu erledigen haben. Umso mehr Standorte oder Arbeitsplätze von einem Rollout betroffen sind, umso komplexer ist die Entwicklung der Rollout Strategie – sowohl aus technischer als auch aus organisatorischer Sicht.

 

Für welche Projekte wird eine Rollout Strategie entwickelt?

Bei IT-Projekten handelt es sich in der Regel um Umstellungsprozesse in der IT-Landschaft. Die Gründe sind vielfältig: ein neues Betriebssystem ist notwendig, infolge eines Zusammenschlusses zweier Unternehmen ist eine einheitliche IT-Infrastruktur erforderlich oder es steht regelmäßig der Tausch von alter gegen neuer Hardware an. Sogenannte Migrationen beeinträchtigen unter Umständen massiv den betrieblichen Ablauf, so dass eine umfassende und vorausschauende Rollout Strategie und Rollout Planung die Grundlage für einen reibungslosen Projektverlauf darstellt.

 

Rollout Strategie - Welche Vorteile gibt es? 

Ziel der strategischen Vorgehensweise einer Rollout Strategie ist es, das Projektrisiko, die Kosten und die Projektlaufzeiten gering zu halten. Da die Handlungen an den Standorten identisch oder ähnlich sind, können Erfahrungen, neue Erkenntnisse oder Problemlösungen weitergegeben werden. Auf diesem Weg ist es möglich, Probleme und Verzögerungen von vorneherein zu vermeiden oder eine schnellere Lösung herbeizuführen.

Die Realisierung der Rollout Strategie mit Software unterstützen

Rollout Projekte sind aufgrund ihres Umfangs nicht ohne Unterstützung eines geeigneten Tools durchführbar.

 

Welches Tool eignet sich für Rollout Projekte?

Ein wichtiges Kriterium ist, dass die Software in der Lage ist, viele Standorte und Arbeitsplätze in einer gemeinsamen Datenbank zu verwalten. In der Datenbank werden unter anderem die Terminpläne, standortbezogene Daten und Aufgabenlisten gespeichert sowie Vorfälle dokumentiert. Eine webbasierte Rollout Software wie SiteTracker bietet über die oben genannten Funktionen weitere Vorteile. Alle Projektbeteiligten greifen im Rahmen ihrer Lese- und Schreibrechte auf die Datenbank zu. Techniker quittieren beispielsweise ihre Aufgaben als erledigt, Teammitglieder tragen Vorfälle mit Zeitspannen ein. Ein Projektleiter oder Auftraggeber kann jederzeit den Projektstatus über beliebige einzelne Standorte abrufen oder das gesamte Projekt einsehen. Farbige Balken in grün oder rot kennzeichnen den zeitgerechten oder kritischen Projektverlauf.


Terminpläne automatisch vervielfältigen

Eine besondere Erleichterung ist die komfortable Terminplanung in SiteTracker. Ein einmalig erstellter Terminplan, der prinzipiell für alle Standorte gilt, wird diesen per Mausklick zugeteilt. Im Fall eines unternehmensweiten IT-Rollouts über mehrere Niederlassungen hinweg, ist es nicht notwendig, den Terminplan für jeden Standort oder Arbeitsplatz einzeln zu kopieren. SiteTracker vervielfältigt automatisch die Terminpläne, die in der allgemein bekannten, übersichtlichen Baumstruktur erscheinen – beispielsweise nach Ortsnamen in alphabethischer Reihenfolge. Zeitliche Änderungen im Terminplan trägt ein verantwortliches Projektmitglied ein und überträgt die Aktualisierung an alle Standorte, die davon betroffen sind. Änderungen an jedem einzelnen Terminplan sind überflüssig. Individuelle Abweichungen vom Terminplan, die nur einzelne Standorte betreffen, haben Vorrang und bleiben erhalten.

 

Termine einhalten für den Erfolg

Der zeitliche Aspekt spielt bei Rollouts eine große Rolle. Termine von Teilprojekten oder Meilensteinen zu überschreiten, gefährdet bei zu enger Planung die Einhaltung des angestrebten Abschlusses des Gesamtprojektes. Beispielsweise wenn alle Rechner eines Konzerns bis zu einem bestimmten Datum auszutauschen sind. In der Regel sind externe Partner, Lieferanten und Dienstleister in das Projekt involviert und beeinflussen ihrerseits den Terminplan. Kommt es zu Verzögerungen bei einem Glied in der Kette, kommt der Nachfolgende unter Zeitdruck.

 

Kritische Verzögerungen erkennen

Um kritische Terminveränderungen rechtzeitig zu erkennen, bietet SiteTracker die Funktion, unvorhersehbare Vorfälle zu erfassen. Die Ereignisse erhalten eine konkrete Beschreibung, eine geschätzte Zeitdauer und einen Verantwortlichen zugewiesen, der für die Problemlösung zuständig ist. Die eingetragene Zeitdauer des Vorfalls vergleicht SiteTracker mit dem Terminplan und berechnet, ob der Vorfall für das Projekt kritisch ist oder nicht. Für eine klare Übersicht werden Vorfälle in den Ampelfarben rot, grün und gelb angezeigt. Auf Anhieb sind Vorfälle mit negativer Auswirkung im Terminplan anhand einer roten Markierung zu erkennen.

Vorfälle zu erfassen und rechtzeitig kritische Verzögerungen zu erkennen ist eine wichtige Voraussetzung, eine Rollout Strategie erfolgreich umzusetzen.