Was ist ein Rollout?

Der Begriff Rollout kommt aus der englischen Sprache und heißt übersetzt so viel wie Markteinführung oder Auslieferungsbeginn. Während ein Rollout im Bereich Marketing die Einführung eines neuen Produktes auf dem Markt bezeichnet, gibt es im Technikbereich und in der IT-Branche eine Vielzahl von Bedeutungen: das erste „Herausrollen“ eines Autos oder Flugzeugs, die Einführung einer neuen Software (Software Rollout) oder der Austausch von alter gegen neue Hardware (Hardware Rollout). Besonders umfangreiche Rollouts finden in der Mobilfunkbranche statt, wenn beispielsweise die Netzbetreiber ihre Mobilfunkinstallationen aufbauen oder warten.

Projektübersicht Gesamtfortschritt

 
Rollouts kommen in jeder Branche vor

Im Marketingbereich werden Rollouts von Firmen durchgeführt, die ein neues Produkt auf den Markt oder eine groß angelegte Werbekampagne planen. In der Telekommunikationsbranche sind es Unternehmen, die beispielsweise Handynetze betreiben oder Mobilfunknetze aufbauen. IT-Dienstleistungsunternehmen unterstützen Firmen, in dem sie die Hardware tauschen oder ein neues Netzwerk installieren. In jedem größeren Unternehmen, das viele Mitarbeiter oder mehrere Niederlassungen hat, fallen regelmäßig Rollouts an. Auch im Bankenbereich gibt es Rollouts, wenn es beispielsweise technische Änderungen an den Kontoauszugsdruckern oder Geldautomaten gibt. Da kommen leicht mehrere tausend Geräte zusammen. Projekte, die einem Rollout sehr ähneln, sind auch beim Aufbau von Windparks und in der Sicherheitsbranche zu finden: innerhalb eines Gebietes oder entlang einer Grenze fallen viele gleichartige bauliche und technische Maßnahmen an. 

 

Was ist das Besondere an Rollouts?

Ein Rollout ist ein Projekt in größerem Umfang. Insbesondere im technischen Bereich gibt es folgende Merkmale: eine große Anzahl an Standorten, Gebäuden oder Arbeitsplätzen sind betroffen, es gibt viele Projektbeteiligte, die verschiedenste Informationen und Daten speichern und austauschen. Gerade weil viele Standorte im Projektablauf zu berücksichtigen sind, ist die Projektplanung aufwändig. Bei einem Hardware Rollout wird die Terminplanung beispielsweise auf die vielen Arbeitsplätze abgestimmt, an denen Drucker zu tauschen sind.

 

Was unterscheidet einen Rollout von anderen Projekten?

Die Tatsache, dass bei technischen Projekten an vielen Standorten oder Arbeitsplätzen immer wieder die gleichen Tätigkeiten ausgeführt werden müssen, unterscheidet den Rollout von Projekten, bei denen jede Aktivität nur einmal vorkommt. Im Mobilfunkbereich wird das besonders deutlich. Beim Aufbau eines Mobilfunknetzes stellt ein Netzbetreiber viele Mobilfunkmasten beispielsweise in ganz Deutschland auf. Für jeden Funkmast können von der Standorterschließung bis hin zur Montage der Antennen dreißig oder mehr identische Aktivtäten zusammenkommen. Werden nur 200 Funkmasten aufgestellt, umfasst ein einziges Projekt bereits 6000 Aktivitäten. In der IT Branche kann der Austausch von Druckern in einem Unternehmen mehrere hundert Arbeitsplätze betreffen. Der Ablauf der Tätigkeiten an jedem einzelnen Arbeitsplatz ist praktisch identisch und wiederholt sich viele Male bis das Projekt abgeschlossen ist.

 

Ist eine Rollout Software nützlich?

Eine Rollout Software ist von Vorteil, wenn das Projekt einen Umfang erreicht, so dass es sich nicht mehr komfortabel mit Tabellenkalkulationsprogrammen oder allgemeiner Projektmanagement Software planen lässt. Der Umfang bezieht sich auf die Anzahl der Standorte oder auf die Anzahl der auszurollenden Dinge.

 

Wann ist ein Projekt unübersichtlich?

Das Beispiel von oben mit den 200 Funkmasten hilft, die Problematik zu veranschaulichen. In einem Tabellenkalkulationsprogramm trägt ein verantwortliches Projektmitglied einen allgemeingültigen Terminplan mit 30 Aktivitäten in eine Zeile ein. Danach muss diese Zeile 200 Mal kopiert und eingefügt werden. Es entsteht eine Tabelle mit 200 Zeilen und 30 Spalten. Verzögert sich nun der Liefertermin für ein Bauteil, das für alle Standorten bestimmt ist, muss ein Mitarbeiter in allen 200 Zeilen den Termin von Hand ändern. Während des Projektablaufs geben die Verantwortlichen der 200 Standorte die Daten an eine Person weiter, welche die Daten zentral verwaltet und in die Tabelle eingibt. Möchte der Projektleiter zu einem beliebigen Zeitpunkt den Projektstatus wissen, muss er sich zunächst versichern, dass alle 200 Standortdaten aktuell sind, um dann aus einer Tabelle mit 6000 Feldern den Fortschritt des Projekts zu beurteilen. Das ist sehr zeitaufwändig.

 

Projektfortschritt übersichtlich darstellen

Damit ein Rollout Projekt übersichtlich bleibt, hilft eine Software, die auf Rollouts spezialisiert ist. Das Tool muss eine Termin- und Aktivitätenplanung bieten, beliebige Standortdaten speichern, Störungen im Projektablauf dokumentieren und insgesamt die Planung und das Managen von Rollouts erleichtern. Dazu gehört, dass die Software Terminpläne und Änderungen auf Knopfdruck an beliebige Standorte überträgt. Da alle Projektbeteiligen bei Bedarf parallel auf das Programm zugreifen und ihre Daten eingeben, ist es für den Projektleiter möglich, den aktuellen Fortschritt einzelner Standorte oder des gesamten Projekts jederzeit abzurufen. 

 

Rollout Übersicht auf Knopfdruck

SiteTracker ist eine Software, die genau diese Anforderungen erfüllt: per Mausklick den Projektstatus abrufen, Terminpläne und Berichte erstellen, Störmeldungen erfassen oder Standortakten anlegen. Im Statusbericht werden Daten aus den Bereichen Terminplanung, Vorfälle (Ereignisse, die eventuell einen Einfluss auf die Terminplanung haben) und Systemkonfiguration (Liste der Teile, die zu verbauen sind) zusammengefasst und anhand von Fortschrittsbalken farbig dargestellt. Diese Übersicht passt auf eine Bildschirmseite und zeigt auf Wunsch weitere Detailinformationen. Beispielsweise, wie viele Vorfälle es an einem Standort gibt und wie stark die Terminplanung davon betroffen ist. Oder wie viele Teile im Gesamtprojekt verbaut wurden und noch zu verbauen sind. Je nachdem wie detailliert die Informationen sein müssen, wählt der Anwender von der Zusammenfassung des Gesamtprojekts bis hin zu einzelnen Daten für jeden Standort seine Übersicht aus.

 

 

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