Software Rollout Tool

Was ist ein Software Rollout Tool?

Ein Rollout Tool ist eine Software, die ein Projektmanager bei der Planung und Durchführung von umfangreichen Projekten einsetzt. Ein umfassendes Projekt wird zu einem Rollout, wenn viele Standorte oder Arbeitsplätze für das Projekt relevant sind und dort jeweils die gleichen oder ähnlichen Aktivitäten anfallen. Das kann beispielsweise bei der Wartung eines Mobilfunknetzes der Fall sein, wenn an mehreren hundert Mobilfunkstationen ein Generationswechsel fällig ist oder Wartungsarbeiten notwendig sind. Im IT-Bereich ist von einem Software oder Hardware Rollout die Rede, sobald innerhalb eines Unternehmens der Tausch der Software, der Drucker oder der PCs ansteht.

Wie hilft ein Rollout Tool bei der Planung?

Die Planung eines Projektes, das mehrere hundert oder tausend Arbeitsplätze betrifft, ist hoch komplex. Viele Tätigkeiten laufen parallel ab und lassen sich nicht in einer einfachen Tabelle darstellen. Das Rollout Tool von SiteTracker hilft dem Rollout Manager und allen anderen Projektbeteiligten zunächst beim Aufsetzen der Terminplanung. Wichtige Daten sind Starttermine, Termine für Zwischenziele, die sogenannten Meilensteine, und Zeitdauer einzelner Tätigkeiten. Daraus errechnet das Rollout Tool automatisch das prognostizierte Projektende. Die Besonderheit bei einem Rollout Tool wie SiteTracker ist, dass der Aufbau des Terminplans einmalig anfällt.

Die Übertragung des Terminplans auf die weiteren Standorte oder Arbeitsplätze erfolgt per Knopfdruck. Der Zeitaufwand für die Planung ist deutlich kürzer. Bei einer herkömmlichen Projektmanagement Software ist es notwendig, die Terminpläne aller Standorte einzeln zu kopieren und Terminplanänderungen für jeden Standort separat einzutragen. Anders ist das mit SiteTracker: alle betroffenen Standorte erhalten fehlerfrei und schnell per Mausklick die Änderungen. Ein wichtiges Hilfsmittel ist die Dokumentation von Vorfällen. Das sind Ereignisse, die unter Umständen den Projektverlauf negativ beeinflussen. Ein Projektmitglied erhält die Verantwortung, für das Problem eine Lösung zu finden und den Verlauf im Rollout Tool SiteTracker zu erfassen. Auf diese Weise sind Verzögerungen im Terminplan rechtzeitig zu erkennen, um mit den entsprechenden Maßnahmen entgegenzuwirken.

Wie wird ein IT Rollout geplant und durchgeführt?

In der IT-Branche ist die schnelle Entwicklung der Technologie stark spürbar. In relativ kurzen Zeiträumen ist der Rechner oder das Betriebssystem veraltet, der Router zu langsam oder das Netz bietet zu wenig Bandbreite. Es ist Zeit für einen Wechsel, einer sogenannten Migration. In kleinen Unternehmen ist ein Austausch von Hard- und Software innerhalb weniger Tage realisierbar, während Konzerne für den Wechsel Monate benötigen. Ein Kleinbetrieb mit zehn Rechnern kommt ohne spezielle Planung aus: die Projektgruppe legt einen Tag für die Umstellung fest und informiert die Mitarbeiter. Geht es bei der Migration um einen Konzern mit vielen Niederlassungen ist die Planung komplizierter.

Die Planung mit dem Rollout Tool unterstützen

Die Rollout-Planung für eine Migration zeichnet sich durch die vielen Endbenutzer aus, die eine Rolle spielen, und die Dienstleister, die gegebenenfalls in die Planung einzubeziehen sind. Werden bei hunderten von Mitarbeitern die Rechner ausgetauscht, wird das Roll-Out Management am besten von einer Rollout Software unterstützt. Das Rollout Tool sollte webbasiert sein, alle Daten in einer gemeinsamen Datenbank speichern und den Projektbeteiligten individuelle Zugriffsrechte erteilen.

Rollout Schritt für Schritt durchführen

Die Projektplanungsabteilung muss die Mitarbeiter des Konzerns in Tranchen, das heißt in Gruppen einteilen. Jede Tranche ist innerhalb eines vorgegeben Zeitraums mit dem Rechnertausch an der Reihe. Jedem Mitarbeiter wird ein Termin mitgeteilt, an dem ein Techniker der IT-Abteilung den alten Computer abbaut und einen neuen installiert. Über das Rollout Tool erhält der Techniker ebenfalls eine Nachricht, wann der Rechnertausch bei welchem Mitarbeiter stattfinden soll und muss den erfolgreichen Wechsel protokollieren. Bei einem webbasierten Rollout Tool wie SiteTracker kann er das Protokoll sofort vor Ort ausfüllen.

Automatisch kann das Rollout Tool ein Auftrag an einen externen Dienstleister senden, dass die abgebauten Rechner abzuholen und die Festplatten zu löschen sind. Gleichzeitig hat der Dienstleister Zugriff auf SiteTracker und quittiert seine Aufgabe nach dem Löschvorgang als erledigt. Da alle Projektbeteiligten, das heißt die Projektplanungsgruppe, die Mitarbeiter der internen IT-Abteilung und der externe Dienstleister Zugriff auf das Rollout Tool haben, kann jeder seine aktuellen Daten eingeben und abrufen. Beim Einsatz von SiteTracker wird eine gemeinsame Datenbank verwendet, wodurch die Daten immer auf neuestem Stand und sofort verfügbar sind. Jeder erhält Anwender seine persönlichen Zugriffsrechte und kann ausschließlich die für ihn bestimmten Daten einsehen und editieren.

Die Übersicht behalten

Da sämtliche Daten in einer Datenbank zusammenlaufen, kann sich der Projektleiter jederzeit einen Überblick verschaffen, wie weit die Migration fortgeschritten ist. Abhängig von der Einstellung erstellt und versendet die Software automatisch Berichte über den Projektfortschritt, bestehende und gelöste Probleme oder andere relevante Informationen.

Rollouts in der Telekommunikationsbranche

Während IT-Projekte innerhalb von Wochen oder Monaten zum Abschluss kommen, erstrecken sich Rollouts in der Telekommunikationsbranche in vielen Fällen über Jahre. Wie beispielsweise beim Ausbau eines Mobilfunknetzes mit hunderten von Funkmasten und Antennen. Standorte sind zu erschließen, bauliche Maßnahmen sind notwendig und die Funktionalität der Technik ist sicherzustellen. Ist der Aufbau abgeschlossen, fallen Wartungsarbeiten, Umbauten und Erneuerungen an, wodurch das ursprüngliche Rollout Projekt „Aufbau von Mobilfunkmasten“ über Jahre weiter besteht.

Besondere Anforderungen an das Rollout Tool

Beim Aufbau von Funknetzen ergibt sich durch die Vielzahl der Standorte für die Funkmasten die Notwendigkeit, ein Rollout Tool einzusetzen, um die Übersicht zu behalten. Hinzu kommt, dass für jeden einzelnen Standort umfangreiche Daten zu erfassen und speichern sind. Das können Lagepläne, Protokolle oder Bilder sein. Wie bei allen umfangreichen Projekten sind die Anforderungen an das Rollout Tool, dass es webbasiert ist, eine zentrale Datenbank hat und personalisierte Schreib- und Leserechte zuweist. Techniker sind in der Lage, unmittelbar vor Ort ihre Daten einzugeben, während Team- oder Projektleiter die Möglichkeit haben, jederzeit den aktuellen Projektfortschritt abzurufen.

Alle Bauteile im Überblick

Ein Rollout Tool wie SiteTracker bietet noch weitere hilfreiche Funktionen. SiteTracker bietet innerhalb der sogenannten Systemkonfiguration eine Übersicht aller Bauteile. Wenn es um technische Aufbauten wie Mobilfunkmasten geht, fallen an jedem Standort umfangreiche bauliche Tätigkeiten mit hohem Materialaufwand an. Aus diesem Grund ist es wichtig zu wissen, welchen Status die Bauteile und Systeme (Gruppe von Bauteilen) haben: Installation geplant, Gerät verbaut oder in Vorplanung. Auch Detailinformationen und Anhänge können zu jedem Bauteil hinterlegt werden.