Was ist ein IT Rollout?

Ein IT Rollout umfasst den Austausch alter Computersysteme oder -programme gegen neue Hard- und Software. Ein sogenannter Generationenwechsel steht in Unternehmen in regelmäßigen Abständen an oder spätestens, wenn die bisherige IT Landschaft nicht mehr die gewünschten und aktuellen Anforderungen erfüllt.

IT Rollouts mit SiteTracker komfortabel managen

Altes gegen Neues tauschen

Die IT Technologie ist einer rasanten Entwicklung unterworfen und die Computerhardware veraltet innerhalb kurzer Zeit. Der Hardware Rollout betrifft nicht nur Desktop PCs, sondern auch Notebooks, Drucker, Scanner und jede andere Hardware. Ein Software Rollout ist notwendig, wenn beispielsweise ein neues Betriebssystem eingeführt oder eine Software Release installiert wird. In einigen Fällen ist ein Hardwaretausch bedingt durch einen Software Rollout, wenn das alte System die neue Software nicht unterstützt.

Jede Branche ist betroffen

IT Rollouts finden in jedem Wirtschaftszweig  statt. Manche Betriebe sind den Erneuerungen der Informationstechnologie weniger stark unterworfen, andere Unternehmen müssen ihre IT-Landschaft kontinuierlich auf neuestem Stand halten. Das ist abhängig vom Zweck des Unternehmens. Branchen, in denen regelmäßig sehr umfangreiche IT-Rollouts vorkommen, sind beispielweise Banken und Sparkassen, IT-Wirtschaft, Industrie, Verkehr und viele andere mehr.

Wer führt IT Rollout durch?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, IT Rollouts durchzuführen: von den Unternehmen in Eigenregie oder durch einen externen Dienstleister. In kleinen Unternehmen oder bei einer Migration im geringen Umfang, wenn wenige Rechner auszutauschen sind, ist die interne Abwicklung durch den Administrator eine gängige Vorgehensweise. Von größerem Ausmaß sind Rollouts, die beispielsweise mehrere Standorte eines Konzerns betreffen. Die Realisierung ist bei den eigenen Projektteams der IT-Abteilung oder bei einem externen IT Service Anbieter in Auftrag zu geben.

Problematik umfangreicher IT Rollouts

Kleine und mittlere Migrationsprojekte können problemlos mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms oder einer Projektplanungssoftware umgesetzt werden. Umfangreiche Projekte sind auf die Unterstützung eines speziellen Rollout Tools angewiesen. Dies ist der Fall, wenn sich der Rollout über mehrere Standorte erstreckt und die gleichen und ähnlichen Tätigkeiten ständig wiederkehren.

Wiederholung ähnlicher Aktivitäten

Während Projekte üblicherweise einmalig in ihrem Ablauf sind, das heißt alle Aktivitäten und Meilensteine kommen ein einziges Mal vor, kennzeichnet der sogenannte Wiederholungscharakter umfangreiche IT Rollouts. An vielen Arbeitsplätzen sind die identischen oder gleichartigen Tätigkeiten auszuführen. Ein Hardwaretausch umfasst beispielsweise die Abholung der alten Rechner, das Löschen der Daten und Entsorgen der Festplatten sowie die Installation der neuen Computer. Dieser Vorgang fällt, abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, beispielsweise mehrere hundertmal an. Jeder Rechnertausch ist vergleichbar mit einem in sich geschlossenen Projekt, das sich bei einem Rollout durch die Anzahl der Arbeitsplätze vervielfältigt. Die Problematik besteht darin, die große Menge an gleichartigen Projekten parallel zu planen und zu managen.

Übersichtliche IT Rollouts – wie geht das?

Um den Überblick zu behalten, ist der Einsatz eines Rollout Tools empfehlenswert. Eine Software wie SiteTracker ist darauf spezialisiert, zum einen die einzelnen Projekte an den verschiedenen Standorten unter einer Oberfläche zu verwalten. Zum anderen ist das Rollout Tool webbasiert und alle Projektbeteiligten können zu jeder Zeit und an jedem Ort ihre aktuellen Daten über den Projektfortschritt eingegeben. Auf der Basis einer gemeinsamen Datenakte ist SiteTracker in der Lage, auf Knopfdruck den aktuellen Status des gesamten IT Rollout oder bestimmter Bereiche bzw. Standorte zu liefern. Das ist ein wesentlicher Unterschied gegenüber anderer Projektmanagement-Software oder Tabellenkalkulationsprogrammen. Diese Tools können keine Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Standorten herstellen oder zumindest nicht ohne zusätzlichen Aufwand.

Partner und Sublieferanten direkt einbeziehen – Zeit gewinnen

Ein entscheidender Faktor für einen erfolgreichen Projektabschluss ist die nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Interne Projektteams sowie externe Partner, Servicedienstleister und Lieferanten spielen bei umfangreichen Projekten eine Rolle. Ein webbasiertes Tool wie SiteTracker unterstützt den Informationsaustausch, indem jedes Projektmitglied in Abhängigkeit seiner Funktion seine persönlichen Lese- und Schreibrechte erhält. Durch die individuellen Zugriffsrechte ist sichergestellt, dass ausgewählte Datenbereiche sichtbar sind und beschrieben werden dürfen. Beispielsweise können Partner und Sublieferanten die Rechte erhalten, unvorhersehbare Ereignisse – sogenannte Vorfälle - zu erfassen und gemeinsam einzusehen. Gemäß dem Schweregrad haben Vorfälle einen negativen Einfluss auf den Terminplan und es kommt zu Verzögerungen. Sind Vorfälle für alle Beteiligten sichtbar, ist es einfacher, Ursachen für Verzögerungen sofort zu erkennen und eine Lösung zu finden. Die gewonnene Zeit erleichtert es, den Terminplan einzuhalten.

Automatische Berichte verbessern den Workflow bei einem IT Rollout

Ein funktionierender Informationsfluss ist die Grundlage, damit ein Projekt reibungslos verläuft. Entscheidend ist, wichtige Informationen weiterzugeben, ohne dass der Empfänger diese in Eigeninitiative abrufen muss. Das verhindert von vornherein Verzögerungen. Informationen zu übermitteln ist mit dem Rollout Tool SiteTracker komfortabel gelöst. Neben dem Abrufen von Standardberichten bietet die Software die Möglichkeit, individuelle Berichte mit relevanten Informationen zu erstellen und automatisch per E-Mail an die Projektmitglieder zu versenden. Ein Workflow kann definiert werden, wenn zu einem festgelegten Zeitpunkt eine bestimmte Tätigkeit erfolgen soll. Oder nach Beenden einer Aktivität folgt die nächste, von jeweils zwei unabhängigen, externen Dienstleistern. Ein Sublieferant quittiert beispielsweise die Installation einer Netzwerkkomponente. Ein anderer Partner erhält eine E-Mail mit dieser Information und beginnt ohne Verzögerung mit seinen Aufgaben. Zur gleichen Zeit ruft der Projektleiter einen aktuellen Statusbericht über den Fortschritt der Installationen an allen Standorten in seinem Posteingang ab. Der automatische Versand von Berichten per E-Mail erlaubt es, einen Workflow zu definieren und in Gang zu setzen. Zugleich behält die Projektleitung den Überblick über das gesamte Projekt.

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