Was ist ein Rollout

Der Begriff Rollout kommt aus der englischen Sprache und heißt übersetzt so viel wie Marktein- führung oder Auslieferungsbeginn. Während ein Rollout im Bereich Marketing die Einführung eines neuen Produktes auf dem Markt bezeichnet, gibt es im Technikbereich und in der IT- Branche eine Vielzahl von Bedeutungen: das erste „Herausrollen“ eines Autos oder Flugzeugs, die Einführung einer neuen Software (Software Rollout) oder der Austausch von alter gegen neue Hardware (Hardware Rollout). Besonders umfangreiche Rollouts finden in der Mobilfunkbranche statt, wenn beispielsweise die Netzbetreiber ihre Mobilfunkinstallationen aufbauen oder warten.

ALLES WICHTIGE AUF EINEN BLICK

Ein Rollout ist ein Projekt in größerem Umfang
In jedem größeren Unternehmen, das viele Mitarbeiter oder mehrere Niederlassungen hat, fallen regelmäßig Rollouts an
Im Marketingbereich werden Rollouts von Firmen durchgeführt, die ein neues Produkt auf den Markt oder eine groß angelegte Werbekampagne planen
IT-Dienstleistungsunternehmen unterstützen Firmen, in dem sie die Hardware tauschen oder ein neues Netzwerk installieren – auch da spricht man von Rollouts
Die Tatsache, dass bei technischen Projekten an vielen Standorten oder Arbeitsplätzen immer wieder die gleichen Tätigkeiten ausgeführt werden müssen, unterscheidet den Rollout von Projekten, bei denen jede Aktivität nur einmal vorkommt.

INHALTSVERZEICHNIS

Wo kommen Rollouts vor?
Was ist das besondere an Rollouts?
Was unterscheidet ein Rollout von anderen Projekten
Wie läuft ein Rollout ab?
Was versteht man unter Rollout Planung?
Was macht eine Rollout Software?

Wo kommen Rollouts vor?

Im Marketingbereich werden Rollouts von Firmen durchgeführt, die ein neues Produkt auf den Markt oder eine groß angelegte Werbekampagne planen. In der Telekommunikationsbranche sind es Unternehmen, die beispielsweise Handynetze betreiben oder Mobilfunknetze aufbauen. IT-Dienstleistungsunternehmen unterstützen Firmen, in dem sie die Hardware tauschen oder ein neues Netzwerk installieren. In jedem größeren Unternehmen, das viele Mitarbeiter oder mehrere Niederlassungen hat, fallen regelmäßig Rollouts an. Auch im Bankenbereich gibt es Rollouts, wenn es beispielsweise technische Änderungen an den Kontoauszugsdruckern oder Geldauto- maten gibt. Da kommen leicht mehrere tausend Geräte zusammen. Projekte, die einem Rollout sehr ähneln, sind auch beim Aufbau von Windparks und in der Sicherheitsbranche zu finden: innerhalb eines Gebietes oder entlang einer Grenze fallen viele gleichartige bauliche und technische Maßnahmen an.

Was ist das besondere an Rollouts?

Ein Rollout ist ein Projekt in größerem Umfang. Insbesondere im technischen Bereich gibt es folgende Merkmale: eine große Anzahl an Standorten, Gebäuden oder Arbeitsplätzen sind be- troffen, es gibt viele Projektbeteiligte, die verschiedenste Informationen und Daten speichern und austauschen. Gerade weil viele Standorte im Projektablauf zu berücksichtigen sind, ist die Projektplanung aufwändig. Bei einem Hardware Rollout wird die Terminplanung beispielsweise auf die vielen Arbeitsplätze abgestimmt, an denen Drucker zu tauschen sind.

Was unterscheidet ein Rollout von anderen Projekten

Die Tatsache, dass bei technischen Projekten an vielen Standorten oder Arbeitsplätzen immer wieder die gleichen Tätigkeiten ausgeführt werden müssen, unterscheidet den Rollout von Projekten, bei denen jede Aktivität nur einmal vorkommt. Im Mobilfunkbereich wird das besonders deutlich. Beim Aufbau eines Mobilfunknetzes stellt ein Netzbetreiber viele Mobilfunkmas- ten beispielsweise in ganz Deutschland auf. Für jeden Funkmast können von der Standorter- schließung bis hin zur Montage der Antennen dreißig oder mehr identische Aktivtäten zusam- menkommen. Werden nur 200 Funkmasten aufgestellt, umfasst ein einziges Projekt bereits 6000 Aktivitäten. In der IT Branche kann der Austausch von Druckern in einem Unternehmen mehrere hundert Arbeitsplätze betreffen. Der Ablauf der Tätigkeiten an jedem einzelnen Arbeit- splatz ist praktisch identisch und wiederholt sich viele Male bis das Projekt abgeschlossen ist.

Wie läuft ein Rollout ab?

Die Planung des Rollouts ist der erste Schritt. Bei umfangreiche Rollouts, wie einem Notebook Tausch in einem großen Unternehmen, ist dafür ein Rollout Team mit Projektleiter, z. Bsp. einem erfahrenen Rollout Manager, zuständig. Alle Arbeitsschritte müssen erfasst und in eine zeitliche Planung gegossen werden. Bei einem Notebook Tausch können das ganz grob beispielsweise die Bestellung und Lieferung der Hardware, die Betankung der neuen Notebooks mit der notwendigen Software, der Austausch des Notebooks von einem Techniker vor Ort sein, das Löschen der Daten auf dem alten Notebook und dessen Entsorgung. Um den Tausch von mehreren hundert oder tausend Laptops an mehreren Standorten im Auge zu behalten, werden alle Prozesse in einer Rollout Management Software erfasst, damit alle Projektbeteiligten sowohl ihre Aufgaben kennen, als auch die Projektleitung jederzeit sehen kann, wann hat wer was erledigt und wo tauchen Problem auf.

Handelt es sich um ein komplexes Projekt, wird ein Probelauf gestartet, eine sogenannte Pilotphase oder Pilotprojekt. Das Rollout Team gleicht den tatsächlichen Ablauf mit den Planungsschritten ab und kann die einzelnen Aufgaben inhaltlich und zeitlich anpassen. Danach startet der gesamte Rollout Prozess, bei dem auch verschiedenste Projektbeteiligte koordiniert werden müssen: Techniker vor Ort, Unterauftragnehmer wie Elektriker und Bauteams, Standortleiter und viele mehr. Das Rollout Team hat über den ganzen Prozess hinweg alle Informationen im Blick und kann zum einen korrigierend eingreifen und zum anderen wichtige Entscheider, Geschäftsführung und andere Stake Holder über den aktuellen Stand des Projekts informieren. Ist der Rollout erfolgreich abgeschlossen, können die nun vorhanden Daten entweder in eine Asset Management Datenbank übernommen werden oder verbleiben in der Rollout Management Software Datenbank, wenn es sich um einen zeitlich länger geplanten oder fortlaufenden Rollout Prozess handelt.

Was versteht man unter Rollout Planung?

Die Rollout Planung umfasst das Festlegen der Aktivitäten (Arbeitsschritte) und der Meilensteine (zu erreichende Zwischenziele) des Projektvorhabens. Ein Rollout Projekt ist in der Regel sehr komplex, da die Rollout Planung den gesamten Rollout Prozess umfasst. Dazu gehören neben den notwendigen Tätigkeiten auch sicherzustellen, dass der Informationsfluss an die Projektmitglieder gewährleistet ist und in die Planung alle Projektbeteiligten (Angestellte und freie Mitarbeiter, beratende Unternehmen, Dienstleister etc.) einbezogen werden.

Was macht eine Rollout Software?

Eine Rollout Software einzusetzen, hat entscheidende Vorteile. Sobald das geplante Projekt einen Umfang erreicht, dass es sich nicht mehr komfortabel mit Tabellenkalkulationsprogrammen (bspw. Excel) oder allgemeiner Projektmanagement Software planen lässt, sollte ein Rollout Management Tool eingesetzt werden. Die Projektgröße bezieht sich auf die Anzahl der Standorte oder auf die Anzahl der auszurollenden Assets. Je spezialisierter die Software auf die besonderen Anforderungen abgestimmt ist, umso besser.
Komplexe Projekte, bei denen der Rollout mehrere Standorte – auch weltweit – umfasst, können nur beim Einsatz einer Rollout Management Software durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen werden.

Eine Rollout Software zwingt das Rollout-Planungsteam den gesamten Prozess inhaltlich und zeitlich vorauszudenken und alle erforderlichen Daten (Standortdaten, technische Daten, Asset-Daten, uvm.) im Vorfeld oder im Laufe des Rollouts in der Rollout Software zu erfassen. Dadurch erhalten das Planungsteam und alle Projektbeteiligten eine Übersicht darüber, wer, wann, was erledigen muss. Alle neuen Informationen werden ebenfalls in der Software erfasst und können für Auswertungen wie bspw. Statusberichte, Vorfallmeldungen, Auslastungsberichte herangezogen werden. Besonders wichtig ist es für die Projektleitung stets aktuell den Projektfortschritt zu kennen, über Verzögerungen und Vorfälle informiert zu sein, um Mehrkosten zu verhindern oder zumindest erfassen zu können. Der Einsatz einer speziellen Rollout Software ist ein essentieller Baustein für ein erfolgreiches Rollout Projekt.