Rollout Phasen

Was ist eine Rollout-Phase genau?

Ein Rollout beschreibt die schrittweise Einführung, Aktualisierung oder den Austausch von Technologien wie Hardware, Software oder anderer Systeme in Unternehmen. Häufig finden Rollouts in den Bereichen IT und Telekommunikation statt. Eine Rollout-Phase ist ein Teilschritt des gesamten Rollout-Projekts. Damit umfangreiche Projekte gelingen, ist es wichtig, eine gewisse Struktur einzuhalten und die Schritte nacheinander zu durchlaufen. Je nach Projektgröße und Komplexität sind die Phasen zeitlich und inhaltlich unterschiedlich stark ausgeprägt. Die Überwachung und Steuerung erfolgt logischerweise während des gesamten Projekts.

Was die Rollout-Phasen im Einzelnen ausmacht und worauf geachtet werden sollte, wird im Folgenden dargestellt.

Phase 1: Strategie (Vorbereitung und Planung)

Die Strategiephase beginnt, nachdem das Unternehmen festgestellt hat, dass bspw. Technologien neu installiert oder ausgetauscht werden müssen. Während der Vorbereitung werden wichtige Daten des Projekts bestimmt, wie zum Beispiel:

• Anzahl der auszurollenden Technologien (bspw. Laptops) und Zielorte (bspw. Arbeitsplätze)
• Kontaktdaten der Zielorte/Mitarbeiter
• Software und Tools, die für den Rollout genutzt werden
• Altgerätentsorgung / Datenlöschung
• Ggf. das Einbeziehen von Drittdienstleitern
• Arbeitsschritte und Zwischenziele inhaltlich und zeitlich festlegen
• Bestimmen der Verantwortlichkeiten
• Relevante Daten und Prozessabläufe in eine Rollout-Management-Software integrieren

Bei umfangreichen und komplexen Rollouts stoßen die meisten Projektmanagement-Tools und Excel-Listen an ihre Grenzen, da sich dort die vielen Aufgaben, kombiniert mit den meist mehreren hunderten oder tausenden Standorten, nicht gut steuern lassen. Wenn es um die einfache und zentrale Steuerung von komplexen Rollouts geht, dann ist SiteTracker die ideale Lösung.

Phase 2: Test (Test- und Pilotphase)

Die Testphase ist optional, empfiehlt sich jedoch für komplexe und große Rollouts. Dafür wird ein Standort, eine Abteilung oder ein Gebäude des Unternehmens gewählt, um den gesamten Rollout einmal beispielhaft durchzuführen.

Das Projektteam prüft alle Prozesse auf Herz und Nieren. Lücken im Ablauf können geschlossen und die Zeitpläne korrigiert werden. In einer Rollout Software (wie SiteTracker) können jederzeit Änderungen eingefügt werden, um dem gesamten Ablauf zu optimieren. Nachdem der Test abgeschlossen ist, erfolgt der tatsächliche Rollout.

Phase 3: Ausführung (Durchführung und Umsetzung)

Bei komplexen Rollouts ist es empfehlenswert, zu Beginn nicht die volle Kapazität auszuschöpfen. Das Team benötigt anfangs Zeit, um die Prozesse zu erlernen. Mit zunehmender Erfahrung besteht die Möglichkeit, die Leistung schrittweise zu steigern. Im Verlauf des eigentlichen Rollouts werden die geplanten Aktivitäten schrittweise umgesetzt, wobei darauf geachtet wird, Meilensteine zu erreichen.

Das Projektteam sowie alle beauftragten Dienstleister sind mit ihren spezifischen Aufgaben und dem zeitlichen Ablauf vertraut. Diese Informationen sollten jedem einzelnen Beteiligten für seinen Bereich (im Rollout-Tool) bereitgestellt werden. Falls ein Rollout-Techniker vor Ort ist, stehen ihm idealerweise die To-Do-Listen über eine mobile App auf dem Handy zur Verfügung.

Es ist während des gesamten Rollouts von entscheidender Bedeutung, stets den Überblick zu behalten. Mithilfe von Dashboards und Statusberichten lässt sich eine umfassende Übersicht und Kontrolle über das gesamte Projekt gewährleisten. Beispielsweise sollten erledigte Aufgaben und unerwartete Ereignisse erfasst und den zuständigen Verantwortlichen automatisiert mitgeteilt werden.

Phase 4: Kontrolle (Kontroll- und Abschlussphase)

Bevor das Projekt als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden kann, wird in der Kontrollphase zur Qualitätssicherung geprüft, ob alle Ziele erreicht wurden. Es kann vorkommen, dass nicht alle Geräte ausgeliefert wurden, ein Anschluss noch nicht funktioniert oder bauliche Maßnahmen korrigiert werden müssen, während der überwiegende Teil des Rollouts abgeschlossen ist. Die Informationen, wer hat wo und wann eine Verzögerung und damit möglicherweise Zusatzkosten verursacht, können mit der Rollout-Software ausgewertet werden, um die letzten Schritte zu erledigen und den Zusatzaufwand ggf. in Rechnung zu stellen.

In der Abschlussphase wird das Projekt analysiert und es wird geprüft, ob die Projektziele erreicht wurden. Ressourcen werden freigegeben (bspw. Auflösung des Projektteams) und Erfahrungen für zukünftige Projekte werden dokumentiert. Schlüsselaspekte umfassen die Erstellung eines Projektabschlussberichts, die Übergabe von Ergebnissen, die Evaluation der Projektleistung und formale Schließungsaktivitäten.

Damit die Qualität des Rollout-Projekts von der Planungs- bis zur Kontrollphase gesichert ist, ist der Einsatz einer speziellen Rollout-Management-Software wie SiteTracker empfehlenswert.