Rollout Phasen

Was ist eine Rollout Phase genau?

Eine Rollout Phase ist ein Teilschritt des gesamten Rollout Projekts. Damit umfangreiche Projekte gelingen, ist es wichtig, alle Schritte zu durchlaufen. Je nach Projektgröße und Komplexität sind die Phasen zeitlich und inhaltlich unterschiedlich stark ausgeprägt.

Wie die Phasen im Einzelnen aussehen können, wird im Folgenden anhand eines Notebook Rollouts in einem großen Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern an und verschiedenen Standorten beispielhaft erklärt.

Phase 1: Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase des beispielhaften Notebook Rollouts beginnt, nachdem das Unternehmen festgestellt hat, dass die Geräte ausgetauscht werden müssen. In der Vorbereitungsphase werden wichtigen Daten des Projekts bestimmt, wie zum Beispiel:

– Anzahl der neuen Notebooks für den Bestellvorgang.
– Mit welcher Software müssen die Notebooks betankt werden?
– Kontaktdaten der Mitarbeiter, die ein neues Notebook erhalten.
– Wer entsorgt die Altgeräte?
– Müssen Dienstleister beauftragt werden?
– Arbeitsschritte (Aktivitäten) und Zwischenziele (Meilensteine) inhaltlich und zeitlich festlegen.
– Bestimmen der Verantwortlichkeiten: wer ist für die Gesamtkoordination verantwortlich, welches Team betankt die Notebooks, wer liefert die Notebooks aus, usw.
– Die für den Rollout relevanten Daten und Prozessabläufe in eine Rollout Management Software überführen. Eine spezielle Rollout Software kann die Datenerfassung im Form von Fragenkatalogen und Checklisten erleichtern. Insbesondere, wenn es viele Datenquellen gibt, ist es von Vorteil, die Daten in einheitlicher Form zu erfassen und zentral in einem Rollout Tool zu speichern.

Die Liste stellt eine grobe Übersicht dar. Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse, Vorgaben und Ziele.

Phase 2: Pilotphase

Die Pilotphase ist optional und empfiehlt sich für sehr komplexe und große Projekte. Dafür wird ein Standort, eine Abteilung oder ein Gebäude des Unternehmens gewählt, um den gesamten Rollout einmal beispielhaft durchzuführen. Das Projektteam prüft alle Prozesse auf Herz und Nieren. Lücken im Ablauf können geschlossen und die Zeitpläne korrigiert werden. In einer Rollout Software können jederzeit Änderungen einfügt werden, um dem gesamten Ablauf zu optimieren. Nachdem der Pilot abgeschlossen ist, erfolgt der tatsächliche Rollout.

Phase 3: Durchführungsphase

Nach abgeschlossener Planungs- und Pilotphase erfolgt der eigentliche Rollout. Die geplanten Aktivitäten werden abgearbeitet, die Meilensteine sollen erreicht werden. Das Projektteam und alle beauftragten Dienstleister kennen ihren Aufgaben und den zeitlichen Ablauf. Diese Informationen werden im Rollout Tool jedem einzelnen Beteiligten für seinen Bereich zur Verfügung gestellt. Gibt es einen Rollout Techniker vor Ort, stehen die Todo-Listen via App auf dem Handy bereit. Erledigte Aufgaben werden gekennzeichnet und unvorhergesehene Ereignisse erfasst. Dadurch können die Projektverantwortlichen aktuelle Statusberichte, sowohl vom Gesamtprojekt als auch auf untergeordneten Ebenen, Standorten oder Bereichen abrufen. Verzögerungen werden sofort erkannt und können bearbeitet werden. Regelmäßige Statusberichte beispielsweise an die Unternehmensleitung können automatisiert versandt werden. Diese Transparenz ist nicht nur innerhalb des Unternehmens wichtig, sondern ist häufig eine Voraussetzung, wenn Rollout Projekte an Dienstleister übertragen werden. Den gesamten Überblick zu behalten, ist eine besonders hohe Herausforderung im Rollout Projekt.

Phase 4: Kontrollphase

Bevor das Projekt als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden kann, wird in der Kontrollphase zur Qualitätssicherung geprüft, ob alle Ziele erreicht wurden. Es kann vorkommen, dass nicht alle Geräte ausgeliefert wurden, ein Anschluss noch nicht funktioniert oder fehlende bauliche Maßnahmen nachfolgende Aufgaben verzögern, während der überwiegende Teil des Rollouts abgeschlossen ist. Die Informationen, wer hat wo und wann eine Verzögerung und damit möglicherweise Zusatzkosten verursacht, können mit der Rollout Software ausgewertet werden, um die letzten Schritte zu erledigen und Zusatzaufwand ggf. in Rechnung zu stellen.

Damit die Qualität des Rollout Projekts von der Planungs- bis zur Kontrollphase gesichert ist, ist der Einsatz einer speziellen Rollout Management Software empfehlenswert.