Rollout Phasen

Um Rollouts besser strukturieren und effizienter durchführen zu können, haben wir das Solvum STAK-Modell entwickelt, das Rollouts in die folgenden vier Phasen gliedert:

S Strategie (Vorbereitung und Planung)
T Test (Test- und Pilotphase)
A Ausführung (Durchführung und Umsetzung)
K Kontrolle (Kontroll- und Abschlussphase)

Mnemonik: Stets Testen – Alles Kontrollieren

ALLES WICHTIGE AUF EINEN BLICK

In der Strategiephase werden Budget, Team, Kommunikation, Tools und Ziele geplant. Daten werden gesammelt und die Dokumentation vorbereitet. Auch die Handhabung von Fehlern wird im Voraus geklärt.
In der Testphase wird ein Rollout an einem realen Standort getestet. Dabei werden zeitliche Anpassungen und Optimierungen sichtbar.
Ausführung: Bei komplexen Rollouts ist es klug, anfangs nicht die volle Kapazität zu nutzen. Das Team muss die Prozesse erst erlernen. Mit zunehmender Erfahrung kann die Leistung gesteigert werden.
Nach dem Rollout werden in der Kontrollphase Daten ausgewertet, Fehler analysiert und Optimierungen für künftige Rollouts vorgenommen.

INHALTSVERZEICHNIS

Was ist eine Rollout-Phase genau?
Phase 1: Strategie (Vorbereitung und Planung)
Phase 2: Test (Test- und Pilotphase)
Phase 3: Ausführung (Durchführung und Umsetzung)
Phase 4: Kontrolle (Kontroll- und Abschlussphase)

Was ist eine Rollout-Phase genau?

Ein Rollout beschreibt die schrittweise Einführung, Aktualisierung oder den Austausch von Technologien wie Hardware, Software oder anderer Systeme in Unternehmen. Häufig finden Rollouts in den Bereichen IT und Telekommunikation statt. Eine Rollout-Phase ist ein Teilschritt des gesamten Rollout-Projekts. Damit umfangreiche Projekte gelingen, ist es wichtig, eine gewisse Struktur einzuhalten und die Schritte nacheinander zu durchlaufen. Je nach Projektgröße und Komplexität sind die Phasen zeitlich und inhaltlich unterschiedlich stark ausgeprägt. Die Überwachung und Steuerung erfolgt logischerweise während des gesamten Projekts.

Was die Rollout-Phasen im Einzelnen ausmacht und worauf geachtet werden sollte, wird im Folgenden dargestellt.

Phase 1: Strategie (Vorbereitung und Planung)

Die Strategiephase beginnt, nachdem das Unternehmen festgestellt hat, dass bspw. Technologien neu installiert oder ausgetauscht werden müssen. Während der Vorbereitung werden wichtige Daten des Projekts bestimmt, wie zum Beispiel:

Anzahl der auszurollenden Technologien (bspw. Laptops) und Zielorte (bspw. Arbeitsplätze)
Kontaktdaten der Zielorte/Mitarbeiter
Software und Tools, die für den Rollout genutzt werden
Altgerätentsorgung / Datenlöschung
Ggf. das Einbeziehen von Drittdienstleitern
Arbeitsschritte und Zwischenziele inhaltlich und zeitlich festlegen
Bestimmen der Verantwortlichkeiten
Relevante Daten und Prozessabläufe in eine Rollout-Management-Software integrieren

Bei umfangreichen und komplexen Rollouts stoßen die meisten Projektmanagement-Tools und Excel-Listen an ihre Grenzen, da sich dort die vielen Aufgaben, kombiniert mit den meist mehreren hunderten oder tausenden Standorten, nicht gut steuern lassen. Wenn es um die einfache und zentrale Steuerung von komplexen Rollouts geht, dann ist SiteTracker die ideale Lösung.

Phase 2: Test (Test- und Pilotphase)

Die Testphase ist optional, empfiehlt sich jedoch für komplexe und große Rollouts. Dafür wird ein Standort, eine Abteilung oder ein Gebäude des Unternehmens gewählt, um den gesamten Rollout einmal beispielhaft durchzuführen.

Das Projektteam prüft alle Prozesse auf Herz und Nieren. Lücken im Ablauf können geschlossen und die Zeitpläne korrigiert werden. In einer Rollout Software (wie SiteTracker) können jederzeit Änderungen eingefügt werden, um dem gesamten Ablauf zu optimieren. Nachdem der Test abgeschlossen ist, erfolgt der tatsächliche Rollout.

Phase 3: Ausführung (Durchführung und Umsetzung)

Bei komplexen Rollouts ist es empfehlenswert, zu Beginn nicht die volle Kapazität auszuschöpfen. Das Team benötigt anfangs Zeit, um die Prozesse zu erlernen. Mit zunehmender Erfahrung besteht die Möglichkeit, die Leistung schrittweise zu steigern. Im Verlauf des eigentlichen Rollouts werden die geplanten Aktivitäten schrittweise umgesetzt, wobei darauf geachtet wird, Meilensteine zu erreichen.

Das Projektteam sowie alle beauftragten Dienstleister sind mit ihren spezifischen Aufgaben und dem zeitlichen Ablauf vertraut. Diese Informationen sollten jedem einzelnen Beteiligten für seinen Bereich (im Rollout-Tool) bereitgestellt werden. Falls ein Rollout-Techniker vor Ort ist, stehen ihm idealerweise die To-Do-Listen über eine mobile App auf dem Handy zur Verfügung.

Es ist während des gesamten Rollouts von entscheidender Bedeutung, stets den Überblick zu behalten. Mithilfe von Dashboards und Statusberichten lässt sich eine umfassende Übersicht und Kontrolle über das gesamte Projekt gewährleisten. Beispielsweise sollten erledigte Aufgaben und unerwartete Ereignisse erfasst und den zuständigen Verantwortlichen automatisiert mitgeteilt werden.

Phase 4: Kontrolle (Kontroll- und Abschlussphase)

Bevor das Projekt als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden kann, wird in der Kontrollphase zur Qualitätssicherung geprüft, ob alle Ziele erreicht wurden. Es kann vorkommen, dass nicht alle Geräte ausgeliefert wurden, ein Anschluss noch nicht funktioniert oder bauliche Maßnahmen korrigiert werden müssen, während der überwiegende Teil des Rollouts abgeschlossen ist. Die Informationen, wer hat wo und wann eine Verzögerung und damit möglicherweise Zusatzkosten verursacht, können mit der Rollout-Software ausgewertet werden, um die letzten Schritte zu erledigen und den Zusatzaufwand ggf. in Rechnung zu stellen.

In der Abschlussphase wird das Projekt analysiert und es wird geprüft, ob die Projektziele erreicht wurden. Ressourcen werden freigegeben (bspw. Auflösung des Projektteams) und Erfahrungen für zukünftige Projekte werden dokumentiert. Schlüsselaspekte umfassen die Erstellung eines Projektabschlussberichts, die Übergabe von Ergebnissen, die Evaluation der Projektleistung und formale Schließungsaktivitäten.

Damit die Qualität des Rollout-Projekts von der Planungs- bis zur Kontrollphase gesichert ist, ist der Einsatz einer speziellen Rollout-Management-Software wie SiteTracker empfehlenswert.

Häufige Fragen

Was ist eine Rollout Phase?

Eine Rollout Phase ist ein Teilschritt eines gesamten Rollout-Projekts. Damit umfangreiche Rollout-Projekte gelingen, ist es wichtig, alle Phasen nacheinander zu durchlaufen. Die vier Rollout-Phasen haben sich bewährt: Vorbereitungsphase, Pilotphase, Umsetzungsphase und Kontrollphase.

Aus welchen Phasen besteht ein Rollout?

Ein Rollout besteht aus den folgenden 4 Phasen:

1. Vorbereitungsphase (Strategie, Vorbereitung und Planung)

2. Test- und Pilotphase

3. Durchführungsphase (Ausführung und Umsetzung)

4. Kontrollphase (Kontroll- und Abschlussphase)

Was ist das Solvum STAK-Modell?

Das Solvum STAK-Modell wurde entwickelt, um Rollouts besser strukturieren und durchführen zu können. Es gliedert sich in vier Phasen: